Multitasking è un termine che nell’informatica indica la capacità di un sistema di eseguire più programmi contemporaneamente. Oggi, nel linguaggio comune, è associato all’abilità della mente umana di pensare ed eseguire più cose allo stesso tempo.
In realtà il nostro cervello non può svolgere più compiti in simultanea. La nostra mente è incapace di concentrarsi, nello stesso istante, su due operazioni, su due idee, su due decisioni diverse.
Il multitasking, dal punto di vista delle possibilità umane, è un tentativo di comportamento (destinato a fallire) che favorisce l’incapacità di concentrarsi e determina errori.
Studi e ricerche affermano che quando una persona, impegnata in un compito, lo deve abbandonare momentaneamente per rispondere al telefono o per altri motivi, conclude il suo operato con un incremento di tempo e di errori del 50%.
Partiamo dal presupposto che anche se hai cento cose da fare, non puoi farle tutte e comunque non puoi pensare di farle tutte insieme è realisticamente impossibile; il tempo non è una risorsa infinita e dobbiamo immaginarlo come una coperta, se lo tiriamo troppo sopra la testa i piedi resteranno scoperti.
Si, puoi camminare ed ascoltare musica o mangiare e guardare la TV, ma non puoi mangiare mentre studi con la tv accesa, il tuo cervello non ce la fa perché non è progettato per fare più cose insieme.
Per fare bene le cose devi cambiare approccio, concentrati su una cosa alla volta.
La concentrazione è una capacità che si può scindere e per essere davvero efficace richiede lo sviluppo di altre capacità:
- La capacità di Selezione, fare tante cose può generare stanchezza ed insoddisfazione pertanto, se vuoi raggiungere l’eccellenza nelle cose che fai, devi essere in grado di scegliere quelle importanti da fare e quelle dalle quali liberarsi, poiché meno utili.
- La capacità di Focus, una volta riuscito ad individuare le cose importanti da fare devi essere in grado di dedicarti pienamente ad esse. Devi dare continuità di azione e dedicare sufficiente tempo, in modo tale da entrare in connessione con la cosa che stai facendo, ignorando le distrazioni e concludendo in modo eccellente il tuo compito; solo una volta che avrai terminato di fare una cosa potrai dedicarti a quella successiva, così facendo vedrai che alla fine della giornate le cose concluse saranno parecchie di più di quelle che avresti fatto “multitaskando” e balzando da una cosa a l’altra senza tregua e soprattutto con scarsi risultati.
- Avere un metodo, raggiungere dei risultati di eccellenza dovrai dedicarti alle cose desideri svolgere con un metodo. Di seguito una possibile applicazione concreta.
Il metodo kanban (che significa lavagna o cartellone), è un sistema visuale che permette di tracciare il percorso di un biglietto (a cui è associato un determinato prodotto) all’interno di una lavagna, rappresentandone così lo stato di avanzamento dei lavori. La regola è mantenere un numero limitato di biglietti che possono stare nelle diverse colonne della mappa, alla volta, in modo da scandire meglio la gestione del tempo.
I due principi fondamentali del Personal Kanban sono: visualizza il tuo lavoro ed evita l’accumulo di lavori “in corso”.
Per organizzare un sistema bisogna prendere una lavagna (o un foglio bianco) dove poter usare post-it, biglietti o magneti; dividere lo spazio in tre colonne: Opzioni, In Corso, Fatto o qualsiasi altra denominazione che segni lo stadio del lavoro. Dopodiché, si scrivono sui biglietti le cose da fare distinguendone, con i diversi colori, l’urgenza e il tipo (lavoro, vita personale etc.). Una volta posizionate nella colonna delle Opzioni si può cominciare a metterle sotto la colonna In Corso non più di tre alla volta; concluso il lavoro e posizionato il biglietto corrispondente nella colonna Fatto, si può procedere con un altro e così via.
Il segreto è quello di non avere, nel tempo presente (ovvero la colonna In Corso) più di tre biglietti, in modo da non sovraccaricarsi e obbligarsi a iniziare qualcosa solo dopo averne concluso un’altra. Questo passaggio eviterebbe il brutto vizio di avere “conti in sospeso” con i proprio lavori incompiuti, tipico di chi inizia mille cose e ne conclude poche.
di Fabiana Lefevre
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